Succesvol communiceren met de achterban? Dat doe je zo!

Start met het omschrijven van de doelgroep(en)

Stel; je maakt een foto van je achterban. Hoe ziet deze foto er dan uit? Wat is de omvang van de groep op de foto? Wat is de leeftijdsopbouw? Is er onderscheid te maken tussen afdelingen? Worden alle personen op de foto voldoende vertegenwoordigd door de OR? En zijn er kernmerken te achterhalen die iets zeggen over de organisatiecultuur? Op het moment dat je als OR in staat bent om de foto te analyseren, ben je onbewust bezig met het analyseren van je doelgroep. Het is mogelijk dat er vanuit de foto verschillende doelgroepen ontstaan, afhankelijk van afdeling, functie, leeftijd of ervaring. Bedenk dan welke boodschap wel of niet van invloed is op bepaalde doelgroepen.

Kijk hoe de omschreven doelgroepen bereikt kunnen worden

De foto is gemaakt. De verschillende doelgroepen op de foto zijn geanalyseerd. Nu is het van belang om te kijken op welke wijze de verschillende doelgroepen betrokken kunnen worden in medezeggenschap. Hoe bereik je hen? En hoe kunnen zij de OR bereiken? Het is verstandig om eerst te analyseren welke invloed een boodschap heeft op alle doelgroepen, om vervolgens gericht de juiste kanalen te kiezen. Maak hierbij onderscheid in online, mondeling of schriftelijke berichtgeving. Maken de medewerkers (voor hun werkzaamheden) veel gebruik van een smartphone, computer, e-mailadres en social media? Profileer je dan via de online kanalen! Is dit niet het geval? Probeer het dan ook niet via deze weg, maar bekijk andere mogelijkheden zoals een OR-krant, inloop-uur, OR-lunch of OR-panel. Overigens kan het gebruik van meerdere communicatiekanalen het effect van een boodschap versterken! Maak als OR gezamenlijk een longlist van alle beschikbare communicatiemiddelen. je zult zien dat de meest creatieve ideeën in de mens naar voren komen!

‍

Communiceer pakkend

De foto is gemaakt. De verschillende doelgroepen op de foto zijn geanalyseerd en de OR beschikt over een longlist van interessante communicatiemiddelen. De vervolgstap is om te bepalen hoe je de berichtgeving op een pakkende wijze formuleert. Hiervoor hoef je niet het wiel opnieuw uit te vinden. Marketeers gebruiken hiervoor vaak het AIDA-model:

‍

Selecteer het middel waarmee je de doelgroepen wilt bereiken

De foto is gemaakt. De doelgroepen op de foto zijn geanalyseerd. De OR beschikt over een longlist van interessante communicatiemiddelen en weet dit op een aantrekkelijke manier te verwoorden. Tijd om een aantal creatieve ideeën van de longlist eruit te pikken en te gebruiken. Let op: een succesvol communicatiemiddel voor de ‘instromers’ geeft niet altijd garantie voor succes bij de medewerkers met een rugzak aan ervaring. De mate van succes varieert dus per doelgroep en communicatiemiddel. Bedenk goed wat het doel van de boodschap moet zijn: wil je de doelgroep informeren zonder respons of wil je hen raadplegen voor advies.

Stel een ‘eigenaar’ aan

De foto is gemaakt. De doelgroepen op de foto zijn geanalyseerd. De OR beschikt over een longlist van interessante communicatiemiddelen. De OR weet dit op een aantrekkelijke manier te verwoorden en heeft één of meerdere communicatiemiddelen gekozen die aansluiten op de verschillende doelgroepen. De OR is goed bezig, maar het is van belang om de kwaliteit en de frequentie van communiceren te bewaken. Stem daarom als OR-leden onderling met elkaar af wie er ‘eigenaar’ wordt en verantwoordelijk is over alle berichtgeving rondom het OR-werk en de resultaten. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een commissie. Beschikt de organisatie over een communicatieadviseur, marketeers of grafisch vormgevers? Schroom dan niet om hier gebruik van te maken. Op deze manier wordt de betrokkenheid van medewerkers in medezeggenschap alleen maar vergroot en beschikt de OR over kwalitatief goede en fraaie uitingen.

Tot slot – onbewust beïnvloeden

We hebben het nu vooral gehad over de manier van communiceren vanuit de positie van de OR naar de achterban. De zichtbaarheid van de OR wordt vergroot d.m.v. effectieve communicatie. Maar communicatie is meer dan informeren en raadplegen. Er zijn bijvoorbeeld verschillende beïnvloedingstechnieken, waaronder het herhaaldelijk blootstellen van een eigen OR-logo op de afdelingsklok, koffiebekers of in de email handtekening. In het onderbewustzijn slaat de mens dit op in het geheugen zonder er direct iets mee te doen. Op een later moment kan deze onbewust opgeslagen ervaring bewust worden gemaakt. Bij issues op de afdeling weten medewerkers op deze manier ook direct de weg naar de OR te bewandelen.

‍

De tijd zal leren welke communicatiemiddelen werken voor jouw organisatie! Veel succes!