3 tips voor een effectieve tijdsbesteding

Heeft u soms het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten? Blijft uw agenda overvol en heeft u te weinig tijd om ook uw werkzaamheden voor de ondernemingsraad geconcentreerd uit te voeren? Dan is het tijd voor verandering oftewel tijd voor een effectievere tijdsbesteding. Het managen van kostbare tijd kan op verschillende manieren. Hier volgen drie tips die helpen om uw tijdsbesteding effectiever te maken.

 

Tip 1 – Prioriteiten stellen volgens Dwight D. Eisenhower

“Ik word geleefd door de waan van de dag” – een veel voorkomende uitspraak onder medewerkers. “Even antwoorden op een binnenkomende mail” of “even kort een telefoontje plegen”. Dit zijn veel voorkomende zaken die u afleiden van de concrete en belangrijke doelstellingen.  Met als gevolg dat u de concentratie weer kwijt bent om de urgente adviesaanvraag te bestuderen. Denk daarom altijd goed na over de urgentie en belangrijkheid van een activiteit. Het model van Eisenhower biedt u hulp bij het maken van prioriteiten in zowel uw dagelijkse werk als uw taken voor de ondernemingsraad.

 

 

Tip 2 – De Pomodorotechniek volgens Francesco Cirillo

Heeft u nog een hele waslijst aan taken te doen voor vandaag? En wilt u niet telkens tussendoor afgeleid worden door ‘klusjes’ of nieuwsberichten? Dan is de Pomodoro techniek wellicht een uitkomst! Zorg er voor dat alle activiteiten voor de dag op papier komen te staan. Maak uw hoofd helemaal leeg! Vervolgens maakt u een georganiseerde versie met taken: de lijst met Pomodoro’s. Plaats de meest urgente taken bovenaan. Elke Pomodoro mag 25 minuten van uw tijd in beslag nemen. Houd u strikt aan deze tijd door middel van een wekker op uw telefoon (of natuurlijk de bekende rode tomatenwekker). U heeft hierbij 1 doel voor ogen: het afvinken van de Pomodoro. Na elke Pomodoro geef u zichzelf +/- 5 minuten rust. Hierin kunt u zich weer rustig voorbereiden op de volgende taak en weer gas geven! Heeft u dit 2 uren gedaan? Dan heeft u een lange pauze verdiend van +/- 15 minuten. Hierin is tijd weggelegd voor een energizer; een tussendoortje, praatje of frisse lucht. Vervolgens beginnen we weer bij het begin. U zult zien dat u meer gestructureerd te werk gaat en gefocust blijft op taken die er echt toe doen.

  

Tip 3 – Durf ‘nee’ te zeggen

In de samenwerking geeft u met elkaar vorm aan het werk dat gedaan moet worden om gezamenlijke doelen te bereiken. Uiteraard heeft u ook doelen die u niet deelt met anderen. In de samenwerking met anderen is het dus belangrijk dat u naast het werken aan de groepstaken uw eigen grenzen bewaakt voor wat betreft uw eigen planning en prioriteiten. In uw werk bent u vaak afhankelijk van anderen en zult u afspraken moeten maken over werkverdeling, overlegmomenten en deadlines. Heldere en transparante communicatie is dus essentieel. Als het gaat om grenzen aangeven is het dus belangrijk dat u duidelijk communiceert en assertief gedrag vertoond. Onderstaand treft u een aantal handige tricks.

 

  • Neem de tijd om een afweging te maken voordat u ‘ja’ zegt
  • Wees to-the-point: Nee. Draai niet om de hete brei heen
  • Stel een duidelijke grens. Laat geen ruimte over voor discussie of een tweede poging
  • Maak van andermans probleem niet uw probleem
  • Denk met uw collega mee in oplossingen. Welke alternatieven zijn er nu u ‘nee’ hebt gezegd?

 

Wilt u graag meer weten over effectieve tijdsbesteding van uw OR-werk?

Neem vrijblijvend contact met ons op via 088 122 55 55 of info@academy4-or.nl