De toekomstbestendige OR

Wendbaar

– Wist je dat je als OR adviesrecht hebt op ‘Het Nieuwe Werken’?
De wereld van nu die continu verandert vraagt om wendbaarheid, maar hoe speel je daar als organisatie en toekomstbestendige OR op in? De digitale transformatie van de laatste jaren gaat in een enorm tempo. Voor organisaties is en blijft het een uitdaging om in te spelen en mee te bewegen op de vele trends. Alle betrokkenen dienen de wendbaarheid te bezitten om zich aan te kunnen passen aan nieuwe situaties. Medewerkers krijgen telkens nieuwe mogelijkheden, waardoor het werk en samenwerken efficiënter ingericht kan worden. Neem bijvoorbeeld ‘Het Nieuwe Werken’. Veel organisaties doen het al! Het zijn veranderingen die impact hebben op de gehele organisatie. Middels het adviesrecht kan de OR invloed uitoefenen op deze verandering. Als OR is het dus erg belangrijk om mee te denken over hoe de medewerkers flexibel kunnen worden ingezet. Daarvoor heeft de OR zelf ook een wendbare houding nodig.

Verbinder

– Wist je dat de OR alle notulen MOET delen met de achterban?
Als OR ontvang je vanuit de achterban graag zo veel mogelijk input om mee aan de slag te gaan. De OR is ook wel de verbindende schakel tussen medewerkers en directie. Om te zorgen dat je informatie ontvangt is het belangrijk dat de toekomstbestendige OR alle collega’s regelmatig informeert, bijvoorbeeld door de notulen van de vergadering te delen. Het reglement bepaald op welke wijze de notulen worden gedeeld, bijvoorbeeld door het benoemen van de highlights in de nieuwsbrief. Hoe weten de collega’s anders wie jullie zijn? Of waar jullie mee bezig zijn? Veel OR’en maken gebruik van een nieuwsbrief of melding op het intranet. Maar bereikt dit wel de doelgroep? Denk ook verder. In de huidige tijd bestaan er veel verschillende kanalen. Een belangrijke voorwaarde is de kracht van herhaling. Deel dus continu updates, bijvoorbeeld posts op social media als Twitter en Facebook.

‍

Naast je achterban is het ook belangrijk om goed te communiceren met de bestuurder en/of het management team (MT). Verdiep je als toekomstbestendige OR daarom ook in de gedachten van de bestuurder. Wat vinden zij belangrijk aan de OR? En wat kunnen jullie hierin betekenen? Maar geef ook aan wat jullie verwachtingen zijn met betrekking tot de besluitvorming, geheimhouding en (informatie)voorzieningen. Op deze manier bouw je gezamenlijk een relatie op. Een intensieve samenwerking tussen directie en OR vormt immers een voorwaarde voor succes!

Proactief

– Wist je dat scenario-denken voor een OR steeds belangrijker wordt?
De OR stond jarenlang bekend om haar conservatieve rol waarbij er enkel werd gereageerd op advies- of instemmingsaanvragen. Die tijd is veranderd! De rol van de OR wordt steeds proactiever! Maar een proactieve rol komt niet vanzelf aanwaaien. ‘Initiatief’ is het sleutelwoord. Er komt meer nadruk te liggen op meedenken en samen optrekken met de bestuurder.

‍

Verken bijvoorbeeld als OR wat er de komende 3 á 5 jaar op de organisatie en medewerkers afkomt, en bedenk wat je hier aan kunt doen. Dat betekent dat de OR een strategische visie moet ontwikkelen. Waar sta je als OR voor? Hoe wil je dat de achterban en directie jullie omschrijven in drie woorden? Wanneer je dit zelf voor ogen hebt kun je hier alle OR-werkzaamheden op afstemmen en concrete doelstellingen aan hangen. Een duidelijke blik op de toekomst en een proactieve houding zorgen ervoor dat de bestuurder de OR als waardevol orgaan beschouwt. Het zal de bestuurder doen toejuichen om de OR in de toekomst vroeg te blijven betrekken in de besluitvorming. Deze vroege betrokkenheid leidt niet tot een vertraging maar verrijking van ideeën!

Wijs

– Wist je dat je als commissielid binnen de OR recht hebt op minimaal 3 extra trainingsdagen per jaar?
De OR dient als medezeggenschapsorgaan te beschikken over voldoende kennis om een goed onderbouwd advies te formuleren richting de bestuurder. Voor een proactieve rol van de OR is het van belang dat de OR niet alleen kennis heeft van de WOR, maar multidisciplinair is. Dat betekent dat de OR kennis dient te hebben van verschillende thema’s zoals Arbo of Bedrijfskunde. Op deze manier krijgt de OR de rol van adviseur voor de bestuurder. Door het inzetten van scholing kan de OR ervoor kiezen om specialistische kennis te ontwikkelen. Een aantal onderwerpen kunnen wel heel complex zijn, bijvoorbeeld het beoordelen van een fusietraject. Wees ook hier wijs en weet waar deze kennis te halen is.

Geoliede machine

– Wist jedat de OR steeds meer projectmatig te werk gaat? En het slim is om collega’s hierbij te betrekken?
Vorm een machine door effectieve taakverdeling. De OR heeft beperkt de tijd om tot concrete resultaten te komen. Dat betekent dus dat deze kostbare tijd efficiënt gebruikt moet worden! Door ieder zijn of haar kwaliteiten te benutten kan er veel tijd en energie bespaart worden. Door taken te verdelen in werkgroepen wordt de OR-tijd effectief benut en blijft er ruimte over die gebruikt kan worden voor het vergroten van draagvlak bij de achterban. De informatie die de OR daarbij ontvangt van de achterban is als olie in de machine!

‍

Een voorbeeld van vernieuwing is een projectmatige aanpak. De OR werkzaamheden bestaan dan met name uit (kleine) projecten. Daarbij hoeven niet alleen leden in de projectgroep plaats te nemen maar ook collega’s uit de achterban die dicht bij het onderwerp staan. Dus je kunt rustig je collega van de financiële administratie raadplegen bij het beoordelen van complexe jaarstukken.

‍

Hierdoor; worden talenten vanuit de hele organisatie benut; wordt betrokkenheid en draagvlak bij de achterban gecreëerd; en leidt het tot een kwalitatief goede besluitvorming. Win-win-win!